Les évènements d’entreprise couvrent tout, des fêtes passionnantes aux réunions, et de même, leur planification peuvent être une occasion agréable. Que vous ayez décidé de vous porter volontaire pour ce poste ou que la tâche vous ait été imposée, voici nos meilleurs conseils pour planifier un évènement d’accueil d’entreprise.
Définissez le budget pour l’évènement entreprise
Votre budget jouera un rôle majeur dans la définition de tous les aspects de la planification de votre évènement, alors assurez-vous de bien le déterminer avant de vous lancer dans la préparation de votre évènement d’entreprise exceptionnel. Vous devez planifier soigneusement pour couvrir chaque élément de votre évènement, en vous assurant que vos priorités sont claires lorsque vous le faites. N’oubliez pas la location du lieu ainsi que les animations comme magie ipad. Par exemple, il vaut parfois la peine de sélectionner une option de restauration plus économique pour que vous puissiez inviter un plus grand nombre d’invités, alors qu’à d’autres occasions, il peut être important pour votre image de marque que l’évènement soit particulièrement haut de gamme, ce qui signifie probablement que la liste des invités doit être un peu plus exclusive.
Trouvez le lieu parfait
Les premières impressions comptent certainement, alors épater vos invités à leur arrivée devrait être en haut de votre liste de choses à faire. Que vous souhaitiez organiser un dîner intime ou une grande réception de boissons, notre gamme de lieux d’accueil d’entreprise couvre toutes les exigences. Si le budget est serré et que vous disposez d’un espace approprié, l’hébergement en interne pourrait être une option à considérer. Pour rendre cela un peu plus intéressant, vous devrez probablement faire un effort supplémentaire pour créer l’atmosphère ; peut-être en demandant à un fleuriste de créer des pièces ou en louant un éclairage professionnel pour donner à l’espace une certaine ambiance. pour obtenir plus d’idées et conseil, ce blog propose l’actualité de l’évènementiel et bien plus encore pour apporter une réponse à chaque question qui vous tracasse. Une vraie mine d’or!!!
Ne négligez pas les animations
Pour vous démarquer et pour séduire plus de clients, il faut que l’évènement que vous organisez soit incontournable et inoubliable. Pour cela, quoi de meilleur que de miser sur une bonne animation tout en véhiculant votre marque ou mettre en avant vos produits ? En effet, les gens sont beaucoup plus attirés si vous leur présentez vos produits de manière ludique et passionnante. Pour cela, vous pouvez vous tourner sur la magie ipad, un item de plus en plus tendance de nos jours. En deux mots, cela consiste à présenter vos produits et services en misant sur la magie. N’est-ce pas impressionnant ?
Et la restauration
Outre la recherche de l’animation et le choix de la magie ipad, la taille et le style de l’évènement définiront vos besoins en restauration, ainsi que toutes les restrictions budgétaires. Dans la plupart des cas, nous recommandons de se concentrer sur la qualité, le champagne et les canapés descendent généralement mieux qu’un repas à trois plats bon marché et méchant. Bien sûr, cela dépend vraiment du but de votre évènement et du nombre d’invités que vous prévoyez d’inviter. Quelle que soit la décision que vous prenez, assurez-vous que le menu est clair pour les participants à l’avance ; la plupart d’entre nous seraient particulièrement mécontents si nous nous attendions à être nourris et à nous présenter pour constater que ce n’est pas le cas, ce qui n’est certainement pas la réaction que vous attendez de vos invités !
Faire appel a un Event Planner
Faire appel à un event planner ou organisateur d’événements peut être une excellente décision pour gérer les détails complexes d’un événement et s’assurer que tout se déroule sans accroc. Voici quelques avantages à engager un professionnel pour votre événement :
• Expertise et expérience: Les organisateurs d’événements ont l’expertise nécessaire pour gérer tous les aspects de l’organisation, de la planification à l’exécution.
• Gain de temps: Ils vous font gagner un temps précieux en s’occupant de toutes les tâches, vous permettant de vous concentrer sur d’autres priorités.
• Réseau de contacts: Ils disposent souvent d’un vaste réseau de fournisseurs et peuvent négocier des tarifs préférentiels.
• Créativité: Ils peuvent apporter des idées originales et créatives pour rendre votre événement unique.
• Gestion du stress: Ils prennent en charge les situations stressantes et les imprévus qui peuvent survenir.
Si vous décidez de faire appel à un event planner, assurez-vous de choisir quelqu’un qui a de l’expérience dans le type d’événement que vous organisez, qui comprend bien vos besoins et qui a de bonnes références. N’hésitez pas à demander des devis à plusieurs organisateurs pour comparer les services et les prix. Bonne organisation !
Qui inviter pour un évènement entreprise?
Pour un événement d’entreprise, le choix des invités dépend de l’objectif de l’événement et du public que vous souhaitez atteindre. Voici quelques catégories de personnes que vous pourriez envisager d’inviter :
1. Employés : Ils sont souvent les premiers invités pour les événements d’entreprise, car c’est une occasion de renforcer l’esprit d’équipe et de célébrer les succès communs.
2. Familles des employés : Inviter les familles peut contribuer à une ambiance conviviale et permettre aux employés de partager leur environnement professionnel avec leurs proches.
3. Clients et partenaires commerciaux : Cela peut être une opportunité pour renforcer les relations existantes et en développer de nouvelles.
4. Actionnaires et investisseurs : Ils peuvent être invités pour les tenir informés des réalisations et des plans futurs de l’entreprise.
5. Médias : Pour les événements tels que les lancements de produits ou les annonces importantes, la présence des médias peut aider à augmenter la visibilité.
6. Influenceurs et leaders d’opinion : Leur présence peut ajouter de la crédibilité et attirer l’attention sur votre événement.
7. Représentants du gouvernement ou du secteur : Selon le type d’événement, leur présence peut être pertinente pour des questions de réglementation ou de soutien sectoriel.
Assurez-vous de personnaliser vos invitations et de les envoyer bien à l’avance pour garantir une bonne participation. Bonne organisation de votre événement d’entreprise !
Comment gérer les RSVP et l’accueil des invités pendant l’événement?
Gérer les RSVP et l’accueil des invités pendant un événement est crucial pour assurer une expérience positive et fluide pour tous les participants. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Utilisez un Système de Gestion d’Invités : Un logiciel ou une application dédiée peut vous aider à suivre les RSVP en temps réel et à gérer les listes d’invités.
Émargement Numérique : L’émargement sur tablette ou smartphone permet un accueil rapide et efficace. Les invités peuvent s’émarger eux-mêmes ou être assistés par le personnel d’accueil.
Badges avec QR Codes : Fournissez des badges avec QR codes pour une identification rapide et un contrôle d’accès aux différentes zones de l’événement.
Points de Check-in Multiples : Avoir plusieurs points de check-in peut réduire les files d’attente et faciliter la circulation des invités.
Catégories d’Invités : Prévoyez des catégories d’invités (VIP, presse, participants réguliers) pour personnaliser l’accueil en fonction de leur statut.
Gestion des Inscriptions de Dernière Minute : Soyez prêt à gérer les inscriptions tardives de manière efficace pour éviter les retards et la frustration.
Accueil Spécial pour les Invités Importants : Assurez-vous que les invités VIP ou les intervenants reçoivent un accueil personnalisé et soigné.
Formation du Personnel d’Accueil : Formez votre personnel aux procédures d’accueil et assurez-vous qu’ils sont informés des détails de l’événement.
En suivant ces étapes, vous pouvez garantir que les invités se sentent bienvenus et que l’événement se déroule sans encombre. ️
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